Bagaimana menulis sopan pengingat email?
Apa pedoman dan bahasa harus digunakan untuk menulis sopan pengingat email. Idealnya saya ingin untuk menjadi:
- Hormat
- Tidak terlalu formal
Secara khusus, saya berpikir dalam hal bisnis, dan komunikasi antara pelaku usaha.
94
12
Ketika menindaklanjuti e-mail:
Saya biasanya maju asli e-mail ke penerima asli, dengan menambahkan teks di bagian atas.
I'd mungkin pergi dengan sesuatu pada baris:
Dengan cara itu, itu membuatnya terdengar seperti anda're menempatkan diri anda dalam utang mereka (apakah atau tidak itu benar-benar adalah tidak relevan), dan orang-orang di seluruh cenderung menyukai orang-orang yang berhutang kepada mereka.
Hal ini juga doesn't aktif menuntut bahwa mereka melakukan sesuatu dengan segera, hanya bertanya kapan mereka akan mampu melakukannya.
Saya ingin menunjukkan bahwa mereka mungkin telah dilakukan itu, dalam kasus yang mereka miliki!
Berikut ini's bagaimana saya menulis:
Menulis itu seperti jika anda're minta maaf ke mereka.
Anda tahu bahwa mereka're yang menyeret kaki mereka. Berpura-pura seperti anda bukan. Frame pesan dalam hal "saya harus melewatkan sebuah email ke suatu tempat, maaf" bukan "mengapa belum't anda mengirim saya email?"
Ini memungkinkan mereka untuk mengambil tindakan yang anda inginkan tanpa menerima menyalahkan keterlambatan, yang bagi sebagian orang adalah psikologis penting.
Hanya meneruskan e-mail dan menulis di atas itu, "Sopan Pengingat."
Nah, memastikan anda're jelas apa yang anda're bertanya tentang dan don't menganggap mereka memiliki informasi yang sama yang anda lakukan. Jika anda're menindaklanjuti pengajuan pastikan anda memberitahu mereka bahwa judul dari cerita dan ketika anda mengirimkannya off. It's mungkin yang hilang/salah pengajuan anda agar informasi ini juga membantu mereka menemukan pekerjaan anda. Hanya ingat untuk memberi mereka cukup waktu untuk menjawab, saya biasanya menyarankan menunggu dua kali tercantum waktu respon rata-rata.
Berikut ini's salah satu yang saya've benar-benar dikirim di masa lalu. It's sedikit singkat tapi aku ngentot dengan cepat keluar, tapi itu tidak menutupi dasar-dasar yang sangat.
Saya tidak mendapatkan respon cepat ini. Ternyata bahwa mereka telah salah dan cepat ternyata setelah saya bertanya.
Saya harap email ini menemukan anda dengan baik. I'm hanya mengirim email untuk memeriksa seberapa jauh (xxprogram/proses/proceduresxx) pergi. Aku akan menunggu anda (xxrecommendations/balas/answerxx) mengenai (xxthis peduli/the __ programxx).
Jika anda memerlukan informasi lebih (xxInfo/detailsxx) tentang (xxxx) , saya tetap anda inginkan.
Memiliki hari yang bagus Pak. Terima kasih.
Salam,
Saya biasanya menulis sesuatu seperti:
Hi.
Aku memeriksa surat-surat saya dan sepertinya saya didn't mendapatkan respon ke e-mail saya menulis anda, apa aku salah?
I've menemukan bahwa semakin lama mail, terendah probabilitas bahwa orang itu benar-benar balasan kembali ke saya, jadi saya membuat email singkat dan sopan.
Saya pikir cara terbaik untuk mengingatkan seseorang adalah "saya pikir e-mail saya merindukan perhatian anda".
Mengenai poin-poin pada pesan yang "hormat", saya ingin menunjukkan sesuatu yang saya don't see yang dinyatakan secara eksplisit dalam salah satu dari jawaban sebelumnya. Ini berlaku sama untuk yang kedua asli permintaan dan pengingat yang sama.
Membuat ditindaklanjuti oleh penerima.
Memberikan penerima jalan yang jelas ke depan, selanjutnya langkah atau tindakan selanjutnya, dalam hal entah bagaimana memberitahu mereka apa yang anda're berharap untuk keluar dari balasan yang akan memberikan penutupan pada masalah ini. Ini bisa menjadi sesuatu yang sederhana, seperti "melihat ke depan untuk tanggapan anda pada saya thromblemeister usulan desain" atau "tolong beritahu saya dengan rabu sore yang pilihan untuk memesan, sehingga kita dapat memiliki hal itu disampaikan jumat" atau bahkan "biarkan aku tahu jika anda ingin melihat secara lengkap naskah".
Dalam arti, tidak jauh berbeda dari menulis pertanyaan pada Stack Exchange: beritahu kami apa yang anda butuhkan.
Hal ini biasanya hanya membutuhkan waktu satu atau paling banyak dua tambahan kalimat untuk memberikan tindakan berikutnya yang jelas, dan dapat pergi jauh ke arah pembinaan yang kabur perasaan hangat di penerima bahwa mereka dilakukan dengan e-mail. Mungkin 90-95% dari orang-orang yang tidak't benar-benar peduli dan akan senang dengan tersirat penutupan, tapi untuk sisanya 5-10%, dapat membantu banyak. Jika anda dapat melakukan itu dengan biaya sedikit untuk diri sendiri, itu tidak salahnya jika orang-orang melihat nama anda dalam kotak masuk mereka dan berpikir, "ah, s/ia adalah orang yang selalu membuatnya mudah untuk melihat apa yang mereka inginkan, sehingga saya bisa melihat langsung dan dengan cepat mengatakan apakah itu's sesuatu yang saya bisa menangani dengan segera".
Yang mengatakan; jelas, cara anda ungkapan yang anda inginkan tindakan berikutnya pada bagian penerima akan tergantung pada hubungan anda dengan penerima serta kebiasaan sosial.
Saran saya adalah
1-Tetap sangat pendek 2-Ingatkan mereka dengan jelas apa yang anda butuhkan (ya/tidak, persetujuan, draft revisi, dll.) 3-Tetap jenis/lembut tapi pasti
Saya mencoba untuk menjadi sedikit imut atau lucu untuk menyampaikan I'm tidak terganggu sehingga mereka don't mendapatkan defensif. Jika tujuan saya adalah untuk mendapatkan itu dilakukan, I don't pikiran mengambil satu untuk tim untuk mencapai tujuan.
Ex:
Berputar-putar kembali, karena saya dapat't ingat jika anda mengatakan ya atau tidak untuk draft terbaru.
atau
Kepala up - perlu untuk menjalankan ini oleh X date. Apakah anda memiliki kesempatan untuk meninjau?
atau
Bergerak ke atas email anda karena aku tahu seberapa sibuk anda. Bisakah kau biarkan aku tahu apa yang anda memutuskan?
atau
Pengingat ramah, masalah ini harus ditutup hari jumat - semua saya butuhkan adalah anda ya atau tidak.